Vid KB utfördes under hösten 2010 en kartläggningen av hela digitaliseringsprocessen för linje 2 (digitalisering med småbildskamera). Målet var initialt att enbart analysera efterbearbetningen men eftersom en analys av hela processen inte skulle ta signifikant längre tid utvidgades uppdraget till att omfatta hela digitaliseirngsprocessen. Kartläggningen har efter genomförandet används för vidareutveckla och visualisera digitaliseringsprocessen vid KB. Processen har även infogats i KB:s övergripande processkarta.
Arbetet inleddes med att personal från alla delar i digitaliseringskedjan (från framtagning och bevarande till långtidslagring) möttes för att definiera och diskutera samtliga delsteg som ingår digitaliseringsprocessen. Detta möte resulterade, föga förvånande, i en mängd gula lappar på en vägg. De gula lapparna kondenserades sedan ned till ett processflöde varpå gruppen åter träffades för att se om flödet motsvarade verkligheten eller om delar behövde modiferas, läggas till eller tas bort. Diskusioner fördes även om hur dagens processflöde kan förbättras vilket ledde till att en andra, "optimal" processkarta för ett framtida flöde skapades.
Några av de punkter som noterades i kartläggningen redovisas var
- Ineffektivt arbete när materialet förbereds för digitalisering, såsom manuell registrering i Excelark
- Dålig kontroll av var i processen material befinner sig
- Deskriptiv metadata påförs effektivt genom egenutvecklade vertyg för filnamngivning
- Bildfångst utfördes effektivt men möjligheter till utökad automatisering i efterbearbetningen existerar
- Bildfilerna kontrollerades först efter att de långtidslagrats, något som bör ske innan lagring.
Sedan kartläggningen genomfördes har Enheten för digital produktion aktivt arbetat med flera av de identifierade prolemområdena. En produktionsdatabas för registrering av material har skapats och ska precis tas i bruk. Databasen underlättar förberedelserna inför digitalisering och det är även möjligt att se var i processen materialet befinner sig. Mjukvara för automatisk kvalitetskontroll och beskärning har utvecklas och kommer att produktionssättas under de närmaste månaderna.
Sammanfattningsvis så har KB och digial produktion haft stor nytta av processkartorna, både vid intern utveckling och vid kommunikation med andra enheter och institutioner.
Kartläggningen skickas gärna till de som är intresserade av den.
